Lagerbestände verändern sich durch Wareneingänge, Verkäufe, Umlagerungen, Produktion und Korrekturen. Werden diese Vorgänge in getrennten Tabellen oder Anwendungen erfasst, können Unterschiede zwischen dem gespeicherten Bestand und der tatsächlich vorhandenen Menge entstehen. Eine softwaregestützte Bestandsführung verbindet deshalb Artikel, Mengen, Lagerorte und Warenbewegungen miteinander.
Open-Source-Systeme ergänzen diesen Ansatz um einen zugänglichen Quellcode. Dadurch können vorhandene Funktionen technisch erweitert und Schnittstellen zu anderen Anwendungen eingerichtet werden. Für die betriebliche Nutzung ist jedoch nicht allein die Offenheit des Quellcodes ausschlaggebend. Für den laufenden Betrieb müssen die benötigten Lagerfunktionen vorhanden sein, Artikel- und Bestandsdaten einheitlich gepflegt und Softwareupdates regelmäßig durchgeführt werden.
Kurzfassung
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Welche Aufgaben eine Bestandssoftware übernimmt
Bestandsverwaltung umfasst mehr als die Anzeige einer verfügbaren Artikelmenge. Zu den grundlegenden Funktionen gehören die Erfassung von Wareneingängen und Warenausgängen, die Zuordnung zu Lagerorten sowie die Dokumentation von Umlagerungen. Hinzu kommen je nach Betrieb Reservierungen, Serien- oder Chargennummern und Bestandskorrekturen.
Ein Lagerverwaltungssystem umfasst typischerweise Bereiche wie Wareneingang, Auftragsbearbeitung, Kommissionierung, Versand und Inventur. Die einzelnen Vorgänge hängen dabei zusammen: Wird Ware ausgeliefert, muss der entsprechende Abgang auch in den Bestandsdaten berücksichtigt werden. Diese Verbindung zwischen Warenbewegung und Datenbestand gehört zu den grundlegenden Aufgaben der Lagerverwaltung.
Bei einer Open-Source-Bestandsverwaltung werden solche Funktionen mit einer Software umgesetzt, deren Quellcode zugänglich ist. Bei Odoo lassen sich beispielsweise Produkte, Mengen, Lagerorte und Warenbewegungen miteinander verknüpfen. Dadurch kann nachvollzogen werden, an welchem Ort sich ein Artikel befindet und wodurch sich sein Bestand verändert hat.
Vom Wareneingang bis zum Versand
Eine verlässliche Bestandsführung setzt voraus, dass Warenbewegungen in der richtigen Reihenfolge erfasst werden. Beim Wareneingang werden gelieferte Artikel zunächst anhand der Lieferung beziehungsweise Bestellung geprüft und anschließend einem Lagerort zugeordnet. Nach der Buchung kann die eingegangene Menge beispielsweise für Verkaufsaufträge reserviert oder für die Produktion eingeplant werden.
Geht ein Verkaufsauftrag ein, kann die benötigte Ware reserviert werden. Bei der Entnahme wird erfasst, welche Artikelmenge aus dem jeweiligen Lagerplatz entnommen wird. Nach dem Warenausgang verändert sich der gespeicherte Bestand entsprechend. Bei internen Umlagerungen verbleibt die Ware dagegen im Bestand und wird lediglich einem anderen Lagerort zugeordnet.
Auch die Kommissionierung gehört zu diesen Abläufen. Dabei werden Waren anhand eines Auftrags zusammengestellt. Dabei geben Auftragsdaten vor, welche Artikel in welcher Menge aus den jeweiligen Lagerplätzen entnommen werden. Zu den logistischen Prozessen gehören unter anderem die Lagerung, Zusammenstellung und Weiterleitung von Waren.
Bestandsdaten und tatsächliche Mengen abgleichen
Softwarebestände entsprechen nicht automatisch den tatsächlich vorhandenen Mengen. Fehlerhafte Buchungen, Schwund, Beschädigungen oder nicht erfasste Warenbewegungen können Abweichungen verursachen. Deshalb bleibt die Inventur auch bei einer softwaregestützten Lagerverwaltung erforderlich.
Bei einer Bestandsaufnahme werden vorhandene Mengen ermittelt und mit den gespeicherten Werten verglichen. Treten Unterschiede auf, müssen deren Ursachen geprüft und die Bestandsdaten gegebenenfalls korrigiert werden. Das System dokumentiert anschließend, wann und in welcher Höhe eine Korrektur vorgenommen wurde.
Bei einer Bestandsverwaltung Open Source müssen zusätzliche Felder, Prüfregeln oder eigene Buchungsabläufe so eingerichtet werden, dass Lagerbewegungen und spätere Bestandskorrekturen weiterhin nachvollziehbar bleiben.
Schnittstellen verbinden Lagerdaten mit weiteren Abläufen
Einkauf, Verkauf und Produktion greifen ebenfalls auf Bestandsdaten zu. Der Einkauf benötigt Angaben zu vorhandenen Mengen und erwarteten Lieferungen. Im Verkauf ist relevant, ob Artikel verfügbar oder bereits für andere Aufträge reserviert sind. Produktionsbereiche benötigen Informationen darüber, welche Materialien für einen Fertigungsauftrag vorhanden sind.
Bei Fertigungsprozessen können Stücklisten hinterlegt werden. Sie geben an, welche Materialien und Mengen für ein Produkt vorgesehen sind. Werden Materialien für die Produktion entnommen, können die entsprechenden Bestände anhand dieser Vorgaben gebucht werden.
Schnittstellen sind vor allem dann erforderlich, wenn nicht sämtliche Bereiche über dieselbe Software verwaltet werden. Vor einer Anbindung muss festgelegt werden, welches System bestimmte Daten führt und in welche Richtung sie übertragen werden. Andernfalls können beispielsweise Artikelnummern, Mengen oder Auftragsstände mehrfach und mit unterschiedlichen Werten gespeichert werden.
Erweiterungen müssen bei Updates berücksichtigt werden
Der zugängliche Quellcode ermöglicht bei einer Bestandsverwaltung Open-Source-Erweiterungen, wenn vorhandene Funktionen bestimmte betriebliche Abläufe nicht abbilden. Denkbar sind zusätzliche Artikelfelder, besondere Freigaben bei Wareneingängen, eigene Berichte oder Prüfungen bei Lagerbewegungen.
Nicht jede betriebliche Anforderung erfordert jedoch eine zusätzliche Programmierung. Zunächst sollte geprüft werden, ob die benötigte Funktion bereits vorhanden und lediglich anders konfiguriert ist. Je mehr eigene Erweiterungen vorhanden sind, desto mehr Funktionen müssen bei einem Versionswechsel erneut getestet werden.
Auch Backups und Testumgebungen gehören zum technischen Betrieb. Nach Aktualisierungen muss geprüft werden, ob Buchungsregeln, Erweiterungen und Schnittstellen weiterhin wie vorgesehen arbeiten. Besonders bei Systemen, in denen laufend Warenbewegungen gebucht werden, können fehlerhafte Übertragungen mehrere nachfolgende Vorgänge betreffen.
Fazit
Eine softwaregestützte Bestandsführung verbindet vorhandene Mengen mit den Vorgängen, durch die sie sich verändern. Open-Source-Systeme ermöglichen zusätzlich technische Erweiterungen und die Anbindung weiterer Anwendungen. Wareneingänge, Umlagerungen, Reservierungen und Warenausgänge müssen dabei vollständig im System erfasst werden.
Für eine verlässliche Bestandsverwaltung Open Source müssen Lagerbewegungen vollständig erfasst und angebundene Systeme korrekt mit Bestandsdaten versorgt werden. Einheitliche Buchungsregeln, gepflegte Stammdaten und regelmäßige Bestandsabgleiche helfen dabei, Abweichungen zwischen den gespeicherten und den tatsächlich vorhandenen Mengen frühzeitig zu erkennen.